La gestión del tiempo es otra de esas cosas que deberían enseñar en el colegio antes que las raíces cuadradas. Yo, al menos, no he utilizado en mi vida una raíz cuadrada y mira que se me daban bien. Primeros auxilios, habilidades de supervivencia, a pensar… ¡se puede enseñar tantas cosas útiles! A lo mejor es que no interesa al status quo… pero no quiero ir por esos derroteros, al menos hoy. Como decía, la gestión del tiempo es otra de nuestras asignaturas pendientes en la vida. Leí hace poco una historia:
Un hombre mayor, jubilado, paseaba por un bosque de Pine Falls, Manitoba. Se encontró con un leñador, canadiense, claro. No lo supo porque el leñador llevase una camisa de franela de cuadros rojos o la gorra forrada de borreguillo con orejeras, sino porque se encontraban en Canadá. El jubilado se puso a observar, apoyado en la valla, al corpulento leñador mientras trabajaba —al parecer esta es una afición internacional—. El leñador serraba con esfuerzo y sin parar unos gruesos troncos de fresno y de cedro. Se esforzaba en acabar el trabajo, apenas descansaba. El hombre jubilado observó que había centenares de troncos de cedros ya cortados a la espera de ser troceados, así como muchos fresnos pendientes de ser talados. Era normal que el leñador se afanara tanto. Después de un par de horas de observación atenta, el jubilado se dirigió al leñador con estas palabras:
—Mucho trabajo, ¿eh?
El leñador de brazos portentosos y hombros anchos ni levantó la cabeza y continuó serrando. No tenía tiempo para conversaciones banales.
—Perdone —dijo de nuevo el jubilado—, pero he observado que su serrucho está romo. ¿Por qué no lo afila?
El leñador se detuvo un instante, se limpió la frente sudorosa con la manga de su camisa de franela roja a cuadros y respondió:
—¿No ve cuánto tengo que serrar? —e hizo un gesto amplio con el brazo para abarcar todo lo que le rodeaba—. No tengo tiempo para afilar el serrucho, tengo que serrar.
Ahora pensemos. ¿Qué le recomendaríamos nosotros al leñador? ¿Cuántas veces nos encontramos con el mismo problema? No tenemos tiempo de reciclarnos, de implementar un nuevo programa, de aprender nuevas técnicas que nos ayudarían a realizar nuestro trabajo de manera más eficiente y rápida. Sabemos que con esa nueva técnica mejoraríamos en el trabajo, pero no podemos permitirnos perder unos días para estudiarla. Creo que no hace falta que diga la respuesta.
La gestión del tiempo hace mucho que supone un curso que realizan ejecutivos y profesionales de todo tipo. Cada uno con sus particularidades, compartimos esta misma carencia educativa, pues en el colegio no se nos enseñó a priorizar, a planificar, a concretar, a seleccionar y a descartar. No podemos leer todo, abarcar todo, supervisar personalmente todo.
La mayoría de nosotros tendemos a lo siguiente:
• Realizar lo urgente antes que lo importante.
• Realizar las tareas más fáciles antes que las complicadas.
• Realizar aquello que se puede terminar en menos tiempo antes que lo que nos exigirá más horas.
• Realizar primero lo que sabemos hacer bien y después lo que nos resulta novedoso.
• Realizar antes lo que nos mandan en vez de lo que nosotros decidimos.
Lo eficaz sería justo lo contrario, aunque no lo parezca siempre. Recordemos cuando hablé de desayunar sapos.
También solemos interrumpir la tarea que estamos ejecutando (realizar la contabilidad, redactar un acta, leer una ley, elaborar un informe, ejecutar un estudio económico, negociar con proveedores…) en cuanto la administrativa nos pasa una llamada, nos damos cuenta de que llega un correo electrónico, un compañero nos plantea una duda… Saltamos de una tarea a otra, con el esfuerzo y tiempo que requiere el volver a focalizar la atención y recuperar la concentración, en lugar de mantenernos en cada una hasta terminarla.
Es cierto que nos parece que debemos hacerlo así, con interrupciones y atendiendo en primer lugar lo más sencillo, que parece que avanzamos más. Que con las herramientas de que disponemos es suficiente si nos esforzamos. También el leñador canadiense lo pensaba así.
En cambio, nos maravilla —e incluso nos parece un misterio— cuando un compañero u otro profesional tiene la mesa de su despacho totalmente despejada y en orden. Limpia. Da la sensación de que lleva todo al día, controla cada detalle y sin esfuerzo. ¡Hasta brilla la madera! Probablemente haya afilado su serrucho.
Hay quien me ha preguntado por qué comparto mis conocimientos. Por qué regalo estos consejos y experiencias que a mí me costaron en su día. Que estoy ayudando a la competencia. Me dicen que cobre por dar seminarios o publicar artículos. Yo les respondo que no, que ofrezco gratis lo que sé porque es lo de más valor que puedo regalar (aparte de mi tiempo). Me gustaría pensar que así ayudo al mundo a ser un poquito más feliz. ¿Cómo voy a cobrar por eso? Si la competencia mejora me obligarán a mí a mejorar aún más. Eso cuando aproveche esta información, porque está requeteestudiado que la gran mayoría de los que leen mis artículos, incluso cuando les gustan y están de acuerdo, no hará nada para cambiar su vida. Yo me limito a transmitir, con humor cuando puedo, ideas y técnicas para mejorar la calidad en su trabajo y en su vida. Si con eso son algo más felices, una miajina nada más, ya estoy satisfecho y algo más feliz.